پاسخگویی سریع، اعتبار و فرصت‌های کسبوکار را تضمین می‌کند.
افراد به دلایل مختلفی ممکن است از پاسخگویی در ارتباطات روزمره شانه خالی کنند. حتماً که برای شما نیز پیش آمده است که دوست، مشتری، همکار و یا مدیری داشته باشید که پیام‌هایتان را به‌موقع پاسخ نمی‌دهد.
برخی از روی آشفتگی و بی‌نظمی چنین می‌کنند و برخی دیگر به اشتباه تصور می‌کنند پاسخگو نبودن، ژستی پرجذبه و یا شکلی از کاریزماتیک بودن است.
در سال‌های اخیر روانشناسی‌های زرد و برخی مشاوران بی‌تجربه نیز به چنین برداشت‌هایی دامن زده‌اند.
شبکه‌های اجتماعی و همراه با آن ابزارهای ارتباط سریع این توهم را به وجود آورده‌اند که همه‌کس در همه حال و همیشه باید در دسترس باشد. قبول داریم که چنین تلقی آزاردهنده است و می‌تواند آرامش زندگی را از ما سلب کند. بااین‌حال زمانی‌که با دیگران مشغول شراکت، انجام کسبوکار و ارایه خدمتی هستیم، نمی‌توانیم به آنها پاسخگو نباشیم و یا خود را پشت بهانه‌های گوناگون پنهان کنیم از گفتگو پرهیز کنیم.
در این یادداشت خواهیم دید که چرا پاسخگو نبودن در تعاملات روزمره، اقدامی غیرحرفه‌ای است و علاوه بر مخدوش کردن اعتبار، هزینه فرصت‌های ما را نیز بالا می‌برد.
پاسخگو نبودن یعنی بی‌توجهی به درخواست‌ها یا پیام‌های دیگران و تأخیرهای طولانی در ارائه بازخورد. این رفتار ممکن است دلایل گوناگونی داشته باشد، ازجمله ضعف در ارتباطات، تنبلی و بی‌نظمی در انجام کارها و یا اختلالات رفتاری که همگی موجب عدم شفافیت در تعامل با دیگران می‌شود.
پاسخگو نبودن در محیط‌های کاری و یا خصوصی و شخصی، چند پیامد منفی دارد:
- اعتبار شخص را تضعیف می‌کند
- نشان‌دهنده کم‌توجهی و بی‌احترامی به همکاران یا مخاطبان است
- تصویر حرفه‌ای‌بودن را مخدوش می‌سازد
ضربه‌زدن به اعتبار
زمانی‌که شما پیام یا درخواست دیگران را بی‌پاسخ می‌گذارید، برداشت‌های زیر شکل می‌گیرد:
- عدم تعهد به همکاری
- ضعف در مهارت‌های ارتباطی
- بی‌تفاوتی به اهداف مشترک
در نتیجه، اعتماد همکاران و مشتریان به شما کاهش می‌یابد و احتمال پیشنهاد پروژه یا مشارکت جدید در آینده کاهش می‌یابد.
افزایش هزینه فرصت‌ها
هزینه فرصت (opportunity cost) یعنی آنچه به‌خاطر انتخاب نکردن یک اقدام از دست می‌رود. تأخیر در پاسخ دادن چندین هزینه پنهان دارد:
- فرصت از دست‌رفته برای آغاز پروژه یا تصمیم‌گیری
- سردرگمی همکاران و نیاز به جلسات دستیابی دوباره به اطلاعات
- طولانی‌شدن فرآیندها و تأخیر در تحویل کار
هر ساعت تأخیر، منجر به توقف زنجیره فعالیت‌های بعدی می‌شود و در بلندمدت هزینه هنگفتی بر شرکت، سازمان یا شرکاء و گروه همکاران شما تحمیل می‌کند.
دو مثال کاربردی
اول: فرض کنید همکاران شما منتظر تأیید یک سند از جانب شما هستند. اما شما پس از ۳ روز جواب می‌دهید. بدین ترتیب گروه نمی‌تواند کار بعدی را شروع کند. مهلت تحویل پروژه جلو می‌افتد و فشار بر کل اعضا افزایش می‌یابد... اینگونه تأخیرها، هزینه مستقیم (ساعات بیکاری همکاران و کارکنان) و هزینه غیرمستقیم (کاهش انگیزه و فرسودگی) به همراه دارد.
دوم: فرض کنید یک مشتری بالقوه برای شما ایمیلی درباره یک پروژه بزرگ ارسال کرده است. اگر به موقع پاسخ ندهید، ممکن است او رقیبی را انتخاب کند که سریع‌تر پاسخ داده است. این یعنی از دست دادن درآمد و از بین رفتن فرصتی که برای گسترش کسبوکار پیش روی شما قرار گرفته بود.
آیا پاسخگو نبودن کاریزماتیک است؟
خیر، به هیچ وجه چنین نیست. پاسخگو نبودن در روابط کسب‌وکاری معمولاً به‌عنوان ویژگی کاریزماتیک تلقی نمی‌شود. کاریزما یا جذبه در محیط‌های حرفه‌ای اغلب با توانایی برقراری ارتباط مؤثر، جلب اعتماد و نشان‌دادن احترام به دیگران از طریق پاسخگویی به‌موقع و شفاف همراه است. عدم پاسخگویی می‌تواند نشانه بی‌توجهی، عدم حرفه‌ای‌گری یا بی‌علاقگی به کار و محیط پیرامون باشد که می‌تواند به روابط کاری و روزمره آسیب شدیدی بزند.
معادل «کاریزما» در فارسی معمولاً «جذابیت»، «فرهمندی» یا «گیرایی» در نظر گرفته می‌شود. واژه «فرهمندی» به‌ویژه در متون ادبی و رسمی‌تر استفاده می‌شود و به‌معنای داشتن «جذبه» و نفوذ شخصیتی است که دیگران را به خود جلب می‌کند. در گفتار روزمره، جذابیت یا جذبه، هردو برای توصیف کاریزما رایج است.
کاریزما در کسبوکار ترکیبی از ویژگی‌های شخصیتی، رفتاری و ارتباطی است که باعث جلب توجه، اعتماد و الهام‌بخشی به دیگران می‌شود.
در برخی موارد خاص، پاسخگویی گزینشی یا تأخیری (به‌صورت راهبردی) می‌تواند حس قدرت یا اهمیت را منتقل کند، اما این رهیافت بسیار پرمخاطره است و اگر به‌درستی مدیریت نشود، ممکن است به سوءتفاهم یا ازدست‌دادن فرصت‌ها منجر شود. بهتر است همواره تعادل میان در دسترس بودن و حفظ اقتدار حرفه‌ای را رعایت کنیم.
راهکارهای برای بهبود پاسخگویی
ضعف در پاسخگویی می‌تواند به روابط روزمره و مسائل کسب‌وکاری آسیب جدی بزند. در این مورد برای حرفه‌ای ماندن و کاهش هزینه فرصت‌ها، این نکات را در نظر بگیرید:
تعیین اولویت‌ها: پیام‌های ضروری را فورا پاسخ دهید
پیام‌ها و درخواست‌ها را براساس اهمیت و فوریت دسته‌بندی کنید. برای مثال، ایمیل‌ها یا پیام‌های مشتریان و همکاران کلیدی را در اولویت قرار دهید. عدم پاسخگویی به مشتریان وفادار و یا همکاران راهبردی، می‌تواند به‌مرور باعث بی‌اعتباری شما و سست شدن پایه‌های همکاری شود.
تخصیص بازه‌های زمانی مشخص برای بررسی ایمیل یا پیام
برای مطالعه و پاسخ به ایمیل‌ها و پیام‌ها، بازه‌های زمانی مشخصی در روز (مثلاً صبح و یا عصر) اختصاص دهید. به دیگران نیز اطلاع دهید که در چه ساعاتی معمولاً پاسخ می‌دهید تا انتظاراتشان تنظیم شود.
استفاده از پاسخ‌های موقت کوتاه و موثر
اگر زمان کافی ندارید، پاسخ‌های کوتاه اما محترمانه بنویسید. مثلاً: «ممنون از پیامتون، تا فردا بررسی می‌کنم و به شما پاسخ می‌دهم». این کار نشان می‌دهد که پیام را دیده‌اید و به آن اهمیت می‌دهید. بدین‌ترتیب تاخیر در بازخورد را جبران خواهید کرد.
به‌کارگیری ابزارهای مدیریت وظایف و اعلان‌های یادآور
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند به شما کمک می‌کند تا با تعیین الویت‌ها نه تنها امور مختلف را به‌خوبی مدیریت کنید بلکه با تنظیم اعلان‌های یادآوری تاخیر در پاسخگویی را بسیار کاهش دهید.
تقویت مهارت مدیریت زمان
ضعف در پاسخگویی گاهی به دلیل شلوغی یا عدم سازمان‌دهی است. برنامه‌ریزی روزانه و حذف کارهای غیرضروری می‌تواند زمان بیشتری برای پاسخگویی آزاد کند.
همچنین برای مدیریت بهتر زمان از روش پومودورو (کار متمرکز در بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای) استفاده کنید.
شفافیت در ارتباطات
اگر نمی‌توانید به‌موقع پاسخ دهید، دلیل آن را توضیح دهید. مثلاً «این هفته کمی گرفتارم، تا پایان هفته پاسخ کامل می‌دهم». این شفافیت از سوءتفاهم جلوگیری می‌کند، اعتماد را حفظ می‌کند و موجب تحکیم روابط می‌شود.
+ برای مطالعه بیشتر شخصیت و برندسازی
تمرین همدلی و احترام
به خاطر داشته باشید که پاسخگویی به‌موقع نشانه احترام به وقت و نیاز دیگران است. همواره خودتان را جای طرف مقابل بگذارید تا انگیزه بیشتری برای پاسخگویی پیدا کنید.
کاهش حواس‌پرتی
اعلان‌های غیرضروری را خاموش کنید تا تمرکزتان روی پاسخگویی به پیام‌های مهم بیشتر شود. محیط کاری منظمی ایجاد کنید که به شما کمک کند روی وظایف ارتباطی متمرکز بمانید.
بازخورد گرفتن
از همکاران، دوستان یا مشتریان بپرسید که آیا پاسخگویی شما به نظرشان کافی است یا خیر. این بازخورد می‌تواند نقاط ضعف را مشخص کند. اگر لازم است، از یک مربی یا مشاور حرفه‌ای برای بهبود مهارت‌های ارتباطی کمک بگیرید.
شروع با قدم‌های کوچک
اگر بنا به هردلیلی پاسخگویی برایتان سخت است و از این لحاظ دچار ضعف هستید، از پاسخ به یک یا دو پیام مهم در روز شروع کنید و به‌تدریج این عادت را گسترش دهید. موفقیت‌های کوچک و تقویت روابط کاری و روزمره، انگیزه شما را افزایش خواهد داد.
+ برای مطالعه بیشتر بلوط‌های تنومند از دانه‌های کوچک می‌رویند
نکته پایانی
ضعف در پاسخگویی اغلب ریشه در سردرگمی، عادات بد یا اضطراب مزمن دارد. چنانچه اشاره شد پاسخگو نبودن می‌تواند هزینه فرصت را در روابط روزمره و کسب‌وکاری به شکل‌های مختلفی افزایش دهد. زیرا فرصت‌های بالقوه‌ای که از ارتباطات مؤثر به دست می‌آیند، از دست می‌روند.
عدم پاسخگویی به‌موقع به مشتریان، شرکاء یا همکاران، می‌تواند منجر به از دست دادن قراردادها، پروژه‌ها یا همکاری‌های ارزشمند شود. پاسخگویی ضعیف، تصویر حرفه‌ای ما را مخدوش می‌کند و باعث می‌شود دیگران ما را غیرقابل‌اعتماد ببینند. پاسخگو نبودن فرصت‌های آینده برای همکاری یا توصیه شدن به دیگران را از بین می‌برد و ضمن نابود ساختن سرمایه اجتماعی ضرر و زیان حرفه‌ای و مالی زیادی به دنبال خواهد داشت.
ما در ایجاد روند راهبرد، اصول مشخصی برای پاسخگویی سریع و موثر تدوین کرده‌ایم و در پروژه‌ها و مراودات روزمره آنها را به اجرا می‌گذاریم. در جامعه‌ای که این روزها با بحران‌های گوناگون دست به گریبان است، پاسخگو بودن ضمن ساختن اطمینان و اعتبار، فرآیندهای تجاری را تسهیل می‌کند و موجب تجریه مشتری برجسته می‌شود.
* تحریریه ایجاد
